مدیر خوب یکی از موارد کلیدی عملکرد موفقیت آمیز یک تیم کارآمد به حساب می آید؛ اما این تنها عاملی نیست که سبب موفقیت یک تیم می شود. یک فرد هرگز نمی تواند به تنهایی باعث موفقیت یک تیم شود، بلکه تعاملات فعال بین تیم، فرآیندهای بهینه سازی شده، تعاملات ساختار یافته و تفکر زمانی و آگاهی کافی می تواند موفقیت یک تیم را تضمین نماید.
پس سوالی که پیش می آید این است که یک مدیر چگونه می تواند تیم خود را به خوبی هدایت کند؟
اولا، بیایید به آنچه فرهنگ لغت می گوید نگاه کنیم:
کارآمد - صفت
1. یک سیستم یا دستگاه که با حداقل تلاش یا هزینه هدر رفته به حداکثر بهره وری رسیده باشد.
2. یک فرد که به شیوه ای صحیح و کارامد کار کند.
در ادامه 13 روش برتر برای کمک به تیم تان را ذکر می کنیم تا در کمترین زمان ممکن کار شگفت انگیزی را انجام دهند.
1. بهینه سازی فرایندها
پیش از انجام هر کاری در تیم، از این موضوع مطمئن شوید که فرایندهایی که تیم تان را تحت تاثیر قرار می دهند، بهینه شده باشند. با توجه به این فرایندها شما می توانید یک جریان گام به گام از آنچه که تیم تان باید انجام دهد را تهیه نمایید. شما می توانید از نمودارها، جملات و هر آنچه که می تواند ناکار آمدی های جریان کاری تیم تان را به حداقل برساند استفاده نمایید.
برای تکمیل هر گام کاری، تلاش و زمان لازم را در نظر بگیرید، بنابراین می توانید شکاف ها، تنگناها یا مسائل و مشکلات مهارتی را بهبود بخشید. نکته ای که باید در اینجا مد نظر قرار دهید این است که این وظیفه را به افرادی که در یک منطقه یا وظیفه هدایتی/مدیریتی تبهر دارند واگذار نمایید. این کارها به تیم شما کمک خواهد کرد تا با فرآیندهای جدید همگام شوند و مهارت های خود را در راستای بهبود کارشان ارتقا دهند.
2. تیم خود را آماده کنید.
همانطور که آبراهام لینکلن گفت:
اگر من شش ساعت برای تکه تکه کردن یک درخت وقت داشته باشم، چهار ساعت اول را صرف تیز کردن تبرم می کنم.
حتما دلیلی وجود دارد که کسب و کارهای بزرگ وقت و هزینه ی زیادی را صرف استخدام افراد جدید می کنند. بنابراین قبل از اعزام افراد تازه استخدام شده بر سر پست های جدید ابتدا آنها را از روش کار مطلع سازید تا بتوانند عملکرد بهتری داشته باشند و در کارشان خوش بدرخشند.
نکته ای که باید در هنگام استخدام افراد مدنظر قرار دهید این است که در مورد سیستم ها و فرایندهای کاریتان از آنها سوال کنید. از آنها سوال کنید که آیا می توانند خود را با پیشرفت های کاریتان منطبق کنند؟ مطمئنا نیروی کاری جدید تمایل دارد که به لحاظ ذهنی خود را برای رویکرد جدید آماده کند اما در کنار آن می خواهد از دانش خود در نقش های قبلی، آموزش و تجربیاتی که قبلا به دست آورده در حرفه ی جدیدش نیز استفاده نماید.
3. ملاقات منظم
هر تیم دارای کاراکتر متفاوتی است و ملاقات منظم با تیم ها می تواند مسایل مختلفی را در موردشان آشکار سازد. به عنوان یک قاعده ی کلی، سعی کنید چندین بار در هفته با تیم تان به بحث در مورد موضوعات مختلف بپردازید. تیم شما برای انجام کارها نیاز به زمان دارد. اگر در مورد مطالب مختلف بحث کنید، جلسات تیم به بهترین و کارآمد ترین چیز برای استفاده از دانش همه ی افراد تبدیل خواهند شد.
نکته ای که باید در اینجا مد نظر قرار دهید این است که انواع متفاوتی از جلسات را امتحان کنید تا ببینید که کدام یک برای تیم شما مناسب تر است. بعضی از تیم ها دوست دارند در صبح هنگام موضوعاتی را که باید در طول روز بدان ها رسیدگی کنند دریافت نمایند. تیم های دیگر که با یکدیگر همکاری می کنند، ترجیح می دهند هر هفته یک جلسه برگزار شود و در آن جلسه موضوعات مهم یاداوری گردد. سعی کنید رویکردهای مختلف را امتحان کنید و اطمینان حاصل کنید که تیم تان می داند که به دنبال بهبودی عملکرد انها هستید
4. ابتدا بر روی مشکلات بزرگ تر تمرکز کنید.
این روزها همیشه کار زیادی برای انجام دادن وجود دارد اما برای انجام تمام کارها وقت نیست. بنابراین تیم تان را به گونه ای آموزش دهید که ابتدا بر روی مسایل بزرگ تر تمرکز نمایند و پس از حل آنها به دنبال حل مشکلات کوچک تر باشند. نکته ای که باید در اینجا مد نظر قرار دهید این است که اولا بیشتر مردم تمایل دارند که ابتدا وظایف کوچک را تکمیل کنند، زیرا به آنها احساس موفقیت داده و می توانند به مدیران شان نشان دهند که در کارهایشان عملکرد مطلوبی داشته اند.
بنابراین اگر اعضای تیم تان به طور مرتب ترجیح می دهند کارهای کوچک تر را ابتدا انجام دهند، اطمینان حاصل کنید هدف شان از انجام این کار رقابت با دیگر تیم ها نیست و فقط به دنبال این نیستند که پروژه ی تکمیل شده ای در طول روز داشته باشند.
5. از نرم افزار مدیریت وظایف برای سازماندهی تیم هایتان استفاده کنید.
شما برای مدیریت کارهای تیم تان می توانید از چیزهایی بیشتر از قلم و کاغذ استفاده کنید. درست است که یادداشت کردن موارد مختلف می تواند برایتان مفید باشد اما در دراز مدت این فرایند مداد کاغذی می تواند گیج کننده به نظر برسد و موجب سردرگمیتان شود. چرا که لیست ها به طور مداوم تکرار می شوند و یادداشت کردن همه ی آنها می تواند دشوار باشد بنابراین بهتر است از نرم افزار مدیریت وظایف استفاده کنید که هر کسی می تواند با استفاده از یوزرنیم خود به آن دسترسی داشته باشد و از وظایف محول شده اطلاع یابد.
نکته ای که باید در اینجا مد نظر قرار دهید این است که از برنامه های رایگان پیشنهاد شده توسط نرم افزار مدیریت وظیفه استفاده کنید تا ببینید که کدام یک از این برنامه ها برای تیمتان مناسب است. به تیم خود توضیح دهید که می خواهید فرایند کاری را برای شان آسان تر کنید و دست شان را برای انتخاب برنامه ای که بهترین کاربرد را داشته باشد باز بگذارید. ابزارهایی مانند Trello ،Jira و Asana می توانند ابزارهای مفیدی برای مدیریت کارهای تیمتان باشند.
6. ترکیب تیم خود را تجزیه و تحلیل کنید.
شناخت ترکیب تیم برای افزایش کارآیی آن حیاتی است.
به تیم خود نگاه کنید و تک تک افراد موجود در گروه را به صورت جداگانه بسنجید. ببینید که آنها چه مهارت هایی را در سطح تیمی نشان می دهند؟ آیا مهارت های فردی ای در آنها می بینید که بتواند به اشتراک گذاشته یا آموزش داده شود؟ چه کسی از یک مهارت کلیدی برخوردار است؟ هنگامی که شما کمبود موجود در تیم خود را کشف نمودید یا مهارت هر فرد را تشخیص دادید، به راحتی می توانید برنامه ی مورد نظر خود را که فکر می کنید برای تیم تان مناسب است طراحی کنید.
نکته ای که باید در اینجا مد نظر قرار دهید این است که نقص ها نقاط ضعف نیستند، در واقع آن ها فقط مهارت هایی هستند که تیم شما با آنها آشنایی ندارد. مردم باید احساس کنند که کارشان مداوما در حال پیشرفت است و در حال صعود از نردبان ترقی و پیشروی به سوی آینده هستند. از گذاشتن برچسب های منفی بر روی تیم خود اجتناب کنید و سعی کنید کاری نکنید که افرادتان تصور کنند به آنها بی احترامی می کنید.
7. ارائه آموزش های لازم
اگر توانستید نقص موجود در مهارت ها را مشخص کنید، آموزش های لازم را برای تیم تان مهیا نمایید. تیم تان از تمایل شما برای ارائه یک مجموعه مهارت جدید قدردانی می کند و به طور همزمان کارایی اش نیز افزایش می یابد. با مهارت هایی که تیم تان به آنها بیشترین نیاز را دارد کار خود را شروع کنید.
نکته ای که باید در اینجا مد نظر قرار دهید این است که چندین دانشگاه عالی آنلاین دوره های رایگانی را ارائه می نمایند که می توانید از آنها استفاده کنید؛ اما برای ورود به جلسه ی امتحان و دریافت مدرک باید هزینه پرداخت کنید. اگر مایلید اعضای تیمتان مدرک خاصی داشته باشند می توانید از آنها بخواهید تا در این دوره ها شرکت کنند.
8. افراد مناسب را استخدام کنید.
اگر شما نتوانید به تنهایی مهارت های تیم تان را افزایش دهید، ممکن است مجبور شوید شخص جدیدی را برای برطرف کردن نقص های موجود در مهارت ها استخدام نمایید. باید توجه داشته باشید که آیا این فرد می توان به تیم شما کمک نموده و باعث پیشرفت تیم شود یا خیر.
البته این موضوع فقط به مهارت های تیمی مناسب باز نمی گردد. یک تیم کارامد علاوه بر مهارت های تیمی باید از داینامیک و هماهنگی خاصی نیز بهره مند باشد. نکته ای که باید در اینجا مد نظر قرار دهید این است که افراد مناسبی را استخدام کنید که دارای مهارت مد نظرتان هستند، بنابراین اگر شما مهارت لازم را ندارید می توانید از کسی استفاده کنید که این مهارت را داراست.
9. هدف تیم تان را تعریف کنید.
تیم های کارآمد می دانند که چه مزیتی در کسب و کار شان نهفته است و هدف شان در روند انجام کار چیست. اطمینان حاصل کنید که تیم شما می داند کجای کار است، زیرا اطلاع از این موضوع می تواند تیم تان را با الباقی ساختار شرکت هماهنگ کند. زیرا اگر تیم تان با سایر بخش های سازمان هماهنگ نباشد از چرخه ی کار خارج خواهد شد و به راحتی کنار گذاشته می شود.
نکته ای که باید در اینجا مد نظر قرار دهید این است که مردم معمولا دوست دارند از مدیرعامل یا رئیس شرکت بشنوند که چگونه کار روزمره شان به رشد شرکت کمک می کند.
10. تأکید بر اهمیت وابستگی متقابل
از آنجایی که انسان ها از همان ابتدا و از درون غارهایشان شروع به همکاری با یکدیگر نمودند، به راحتی می توان متوجه شد که هیچ چیز نمی تواند جای وابستگی متقابل درون تیم را بگیرد. ایجاد محیطی که در آن تیم شما متوجه شود موفقیت آن در گروی موفقیت تیم دیگر است، یک راه عالی برای تشویق تیم به کار کردن در کنار یکدیگر می باشد.
نکته ای که باید در اینجا مد نظر قرار دهید این است که این نوع تقویت یک نوع تقویت خوب است. زیرا می تواند به فرد نشان دهد که چگونه باید در تیم همکاری کند و چگونه یک تیم باید با تیم های دیگر همکاری کند تا اهداف تجاری سازمان محقق شوند.
11. به آنها هر روز یک تکلیف جدید بدهید.
این تکلیف کمی متفاوت از هدف تیم است، که به اهداف شرکت مربوط می باشد و معنای آن به مزایای روان شناختی ای مرتبط می باشد که به مثبت گرایی تیم کمک می کند. به مشتریان خود کمک کند تا هدف متعالی شرکت تان را شناسایی و به رسمیت بشناسند. چرا که این امر برای رشد و توسعه افراد، جوامع و سازمان ها مهم است. معنی هدف تیم/شرکت شما چیست؟ چرا هر روز از خواب بیدار می شوید و کاری را انجام می دهید؟ بهتر است بر روی آن تمرکز کنید.
12. محیط امنی را برای پرورش استعدادها فراهم نمایید.
در نهایت شما به عنوان مدیر مسئول فراهم آوردن محیطی امن برای تیمتان هستید. تیم هایی که می توانند با خیال راحت نظرات خود را بیان کنند، تیم های شادتر و کارآمدتری هستند. ایجاد یک محیط امن برای تیم خود و صداقت داشتن با آنها، احترام گذاشتن، اعتماد به آنها برای انجام کار و گوش دادن به صحبت هایشان قطعا باعث پیشرفت تیم خواهد شد.
این روش یک روش مطمئن برای ایجاد احساس امنیت و صحبت بدون ترس است. بعضی از بهترین ایده ها تنها با بیان اندیشه به وجود می آیند. افراد تیم خود را تشویق کنید تا ایده هایشان را بیان کنند و از نتایج به دست آمده شگفت زده شوید. نکته ای که باید در اینجا مد نظر قرار دهید این است که همدلی کلید موفقیت است. خودتان را به جای تک تک اعضای تیمتان قرار دهید و با اعتماد، صداقت و احترام با آنها رفتار کنید.
13. بهترین کاری را که تیم تان می تواند انجام دهد کشف کنید.
تشخیص بهترین کاری که تیم تان قادر به انجامش است نه تنها باعث موفقیت تیمتان خواهد شد، بلکه باعث می شود افرادتان تمام وظایف کوچک خود را درک کنند و تمام کارهای سخت مورد نیاز برای رسیدن به آرمان اصلی گروه را تقبل نمایند؛ در واقع استعداد، هوش و ثروتمند بودن افراد تیم تان آنقدرها مهم نیست؛ در عوض، اگر آنها راه و رسم موفقیت را بدانند، می توانند برای رسیدن به آن تلاش کنند.
زمانی که اعضای تیم تان تمام وظایف کوچک خود را به رسمیت بشناسند روحیه شان افزایش خواهد یافت و بیشتر تلاش خواهند کرد. تقویت روحیه ی افرادتان کلید موفقیت شماست. افرادی که کار بزرگی انجام می دهند اما مورد اهانت و بی احترامی قرار می گیرند نه تنها دیگر برای انجام کارشان تلاش نخواهند کرد بلکه سعی می کنند کارهایشان را سر سری و به صورت سر هم بندی انجام دهند. با یک تشکر ساده تقویت روحیه ی تیمی را آغاز کنید.
نکته ای که باید در اینجا مد نظر قرار دهید این است که روش های مختلف شناسایی آرمان و هدف اصلی تیم را امتحان کنید تا ببینید کدام یک برای تیمتان موثر تر است. این یک کار رایگان است و نیازی نیست برایش هزینه کنید. پس همین حالا این کار را شروع کنید.
منبع: چگونه یک مدیر موفق شویم
